24 Jun Minimizar/reducir el peso de documentos word
Si te dedicas a enviar adjuntos de 5 y 7Mb rápidamente te convertirás en el terror de la oficina.
Si envías alguno con un peso de más de 10Mb entonces te ganarás alguna que otra enemistad.
Cuando realizamos presentaciones power point o archivos word el mínimo exigible es que cuando enviemos estos documentos a nuestros compañeros tengan el mínimo peso posible para no abarrotar las ya llenas bandejas de correo de la oficina.
Es una regla no escrita.
Veamos que podemos hacer para minimizar el peso de nuestros proyectos.
Optimización word
Un documento word con sólo texto no debería pesar demasiado.
Sin embargo a la que empezamos a incrustar imágenes la cosa cambia.
Normalmente lo que se suele hacer es recortar las zonas de las imágenes que no se van a usar o que no interesa mostrar.
Sin embargo word almacena siempre la totalidad de la imagen. Con esto no mejoramos nada.
Veamos un ejemplo en la que la imagen que vamos a adjuntar pesa 784Kb y que cortamos mediante las opciones de word.
En la primera imagen se muestra el proceso de recorte con Word. Al finalizar este documento con el texto visible en la imagen y únicamente una fotografía pesa 843kb.
En la segunda imagen se muestra la misma imagen ya recortada salvo que con la diferencia que ahora se clica la oción de «reducir tamaño de archivo». Esta opción se activa desde el botón de «optimizar» justo a la derecha del botón de cortar de word. En función de si usas versión 2007,2010, 2013, 2016 de word el lugar del botón puede variar. En el ejemplo uso 2017.
El documento pasa a pesar 192kb.
Un ahorro del 77%. ¡Nada mal!
Paso a pdf y minimización del peso pdf
En la gran mayoría de ocasiones no es necesario que vuestros compañeros modifiquen la presentación ni el documento word.
El documento únicamente se envía para «cubrirse», por cortesía, o para lectura.
Entonces lo mejor es usar IlovePdf.
En una publicación más antigua hemos hablado sobre esta magnífica herramienta.
Si convertimos el word a pdf pesa 149Kb.
¡Si lo pasamos por el optimizador de pdf pasa a pesar 35Kb!.
Hey querido lector!
En el ejemplo hemos pasado de 843kb a 35Kb! Una reducción del 95% el peso del documento original.
En función de tu documento es posible que no consigas una reducción tan drástica. Pero seguro que si muy significativa.
Es rápido de hacer.
¡Tus compañeros lo agradecerán!
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